Lernziele

Nach dieser Einheit können Sie:

• Reisekosten definieren und in typische Kostenarten einteilen,
• die berufliche/betriebliche Veranlassung plausibel begründen und dokumentieren,
• Fälle mit Übernachtung/Mahlzeiten sauber abgrenzen,
• handelsrechtlich zwischen Sofortaufwand und Aktivierung in Anschaffungs-/Herstellungskosten unterscheiden,
• typische Buchungssätze (laufender Aufwand vs. AK/HK) formulieren,
• Übungsfälle sicher lösen (Einordnung, Buchung, Bilanz-/GuV-Ausweis).

1. Begriff und Arten von Reisekosten

1.1 Definition

Reisekosten sind betrieblich oder beruflich veranlasste Aufwendungen, die durch eine beruflich bedingte Reise entstehen. ^(1.1)

1.2 Typische Kostenarten

Reisekosten umfassen typischerweise: ^(1.1)

Steuerlich können Reisekosten Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben sein; in der Handelsbilanz sind betrieblich veranlasste Reisekosten grundsätzlich voll als Aufwand anzusetzen. ^(1.1)

2. Steuerliche Grundsätze (Kurzüberblick)

• Das aktuelle steuerliche Reisekostenrecht beruht auf der Reform zum 01.01.2014 und der aktuellen Verwaltungsauffassung (BMF-Schreiben vom 25.11.2020). ^(2.4)
• Reisekosten von Arbeitnehmern sind Werbungskosten, soweit sie nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet wurden. ^(2.2)
• Der Betriebsausgabenabzug bei Unternehmern folgt inhaltlich denselben Regeln (insb. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 und 6a EStG). ^(2.4)

2.1 Berufliche Veranlassung

Reisekosten sind nur abziehbar, wenn sie so gut wie ausschließlich beruflich veranlasst sind. ^(2.2)

Indizien für berufliche Veranlassung: ^(2.2)

• konkreter betrieblicher Anlass (Kundengespräch, Vertragsverhandlung) ^(2.2)
• berufliche Fortbildung ^(2.2)
• Weisung des Arbeitgebers (Indiz, nicht zwingend) ^(2.2)

3. Einteilung der Reisekosten im Detail

3.1 Fahrtkosten ^(1.1)

Fahrtkosten sind alle Aufwendungen für die Fortbewegung, z. B. Kilometergeld, Bahntickets, Flug, Taxi. ^(1.1)

Sonderfall: Stellt der Arbeitgeber ein Firmenfahrzeug für die Auswärtstätigkeit, entstehen dem Arbeitnehmer insoweit keine eigenen Aufwendungen; es liegt kein zu versteuernder geldwerter Vorteil vor, aber es können auch keine Werbungskosten geltend gemacht werden. ^(2.5)

3.2 Verpflegungsmehraufwand ^(2.5)

• Gesetzlich in § 9 Abs. 4a EStG geregelt (Pauschalen). ^(2.5)
• Betriebsausgabenverweis in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG. ^(2.5)
• Verpflegungskosten gehören nicht zu Übernachtungskosten, sondern sind gesondert nur im Rahmen der Pauschalen abziehbar. ^(2.1)

3.3 Übernachtungskosten ^{(1.1) (2.1)}

• Übernachtungskosten zählen zu Reisekosten (Hotelzimmer, Miete, Nebenkosten wie Kultur-/Tourismusabgaben, Kreditkartengebühr bei Auslandsübernachtungen). ^{(1.1) (2.1)}
• Abziehbar in nachgewiesener Höhe; pauschale Übernachtungsbeträge grundsätzlich nicht zulässig (Ausnahmen bei Erstattungen im Arbeitsverhältnis). ^{(1.1) (2.1)}
• Mahlzeiten abgrenzen: separat ausgewiesene Mahlzeiten sind nicht Teil der Übernachtungskosten; bei Gesamtpreis ist der Verpflegungsanteil pauschal herauszurechnen (z. B. Frühstück). ^(2.1)

3.4 Reisenebenkosten ^{(1.1) (2.3)}

Typische Reisenebenkosten sind u. a.: ^{(1.1) (2.3)}

• Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung ^(1.1)
• Gebühren für sanitäre Einrichtungen bei Übernachtung im Lkw (Kraftfahrer) ^(2.3)
• Euroscheck-/Reisescheckgebühren, Kreditkartengebühren ^{(2.1) (2.3)}

Abziehbar nur in tatsächlicher Höhe, soweit nicht steuerfrei erstattet; Nachweis durch Fremd- oder Eigenbeleg (Art, Zweck, Höhe). ^(2.3)

Wiederkehrende Reisenebenkosten können nach dokumentierter Erfassung (z. B. 3-Monatszeitraum) als Durchschnittsbetrag angesetzt werden; rein pauschaler Ansatz ohne Grundlage ist unzulässig. ^(2.3)

4. Reisekosten in der Handelsbilanz (Ansatz und Bewertung)

4.1 Grundsatz: Sofortaufwand ^(1.1)

Betrieblich veranlasste Reisekosten sind in der Handelsbilanz grundsätzlich voll als Aufwand der Periode ihres Anfalls zu erfassen. ^(1.1)

Steuerliche Abzugsbeschränkungen (z. B. § 4 Abs. 5 EStG) berühren den handelsrechtlichen Ansatz nicht, sondern wirken ggf. nur steuerlich. ^(1.1)

4.2 Reisekosten als Teil der Anschaffungs- oder Herstellungskosten (AK/HK) ⁽³⁾

Anschaffungskosten umfassen alle Aufwendungen, die final auf den Erwerb und die Betriebsbereitschaft eines Vermögensgegenstands gerichtet sind und einzeln zugeordnet werden können. ⁽³⁾

Mittelbare Aufwendungen (z. B. Reisekosten zur bloßen Objektauswahl ohne Erwerbsentscheidung) sind regelmäßig keine Anschaffungskosten. ⁽³⁾

4.3 Bewertung ^{(1.1) (3)}

• Bei Aufwandserfassung: keine Bewertung i. S. d. § 253 HGB, sondern periodengerechte Erfassung nach Entstehung. ^(1.1)
• Bei Aktivierung in AK/HK: Bewertung nach allgemeinen Regeln (u. a. § 255 HGB); später ggf. außerplanmäßige Abschreibung bei Wertminderung. ⁽³⁾

5. Steuerliche Besonderheiten: beschränkt abziehbare Betriebsausgaben

Reisekosten des Unternehmers zählen steuerlich zu den nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben; sie unterliegen aber nicht mehr der besonderen Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG. ^(1.2)

Für Arbeitnehmervergütungen gilt zusätzlich eine Steuerbefreiung für Reisekostenerstattungen nach § 3 Nr. 16 EStG (private Arbeitgeber) bzw. § 3 Nr. 13 EStG (öffentliche Kassen), soweit die Erstattungen die abziehbaren Werbungskosten nicht übersteigen. ⁽⁵⁾

6. Buchungssätze (grundlegende Typik)

6.1 Typische laufende Reisekosten

1. Hotelrechnung (nur Übernachtung, betrieblich veranlasst): ^{(1.1) (2.1)}

Reisekosten Übernachtung an Bank

2. Kilometergeld an Arbeitnehmer (eigener Pkw, Auswärtstätigkeit): ^(1.1)

Reisekosten Fahrtkosten an Bank

3. Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen; z. B. Eigenbuchhaltung Unternehmer): ^{(1.1) (2.5)}

Reisekosten Verpflegungsmehraufwand an Bank

4. Reisenebenkosten (Parken, Maut, Kreditkartengebühr): ^{(1.1) (2.3)}

Reisekosten Nebenkosten an Bank

6.2 Reisekosten als Teil der Anschaffungs-/Herstellungskosten

a) Besichtigung eines konkret zu erwerbenden Gebäudes (wird tatsächlich gekauft) ^{(1.2) (3)}

Reisekosten Gebäudeerwerb an Bank              (Erfassung der Reisekosten)
Gebäude (AK) an Reisekosten Gebäudeerwerb      (Umbuchung in die AK)

b) Reisekosten zur Kunstauktion: Erwerb eines bestimmten Bildes ^{(3) (4)}

Reisekosten Kunstkauf an Bank
Kunstgegenstand an Reisekosten Kunstkauf

c) Allgemeine Kunstmesse ohne konkreten Erwerb (laufender Aufwand) ^{(1.2) (4)}

Reisekosten Verwaltung (allg. Messebesuch) an Bank

d) Reisekosten Produktionsmitarbeiter (z. B. Montage): Teil der Herstellungskosten ^{(1.2) (6)}

Fertigungsgemeinkosten Reisekosten an Bank
Unfertige Erzeugnisse / fertige Erzeugnisse an Fertigungsgemeinkosten (Zuschlag auf HK)

Reisekosten Übernachtung (netto)   xxx
Vorsteuer                           xx
    an Bank                               xxx+xx

7. Kleine Übungen (mit Lösungsskizzen)

Übung 1: Einordnung und Bilanzierung

Fragen:

1. Welche Beträge sind handelsrechtlich wie zu erfassen (Aufwand vs. Aktivierung)?
2. Wie lauten die Buchungssätze (vereinfachend ohne USt)?

Übung 2: Reisekosten als Anschaffungskosten (AK)

Fragen:

1. Sind die Reisekosten Bestandteil der Anschaffungskosten?
2. Wie lautet die bilanzielle Behandlung?

Übung 3: Produktionsbezogene Reisekosten (Herstellungskosten)

Fragen:

1. Wie sind die Reisekosten im Rahmen der Herstellungskosten zu behandeln?
2. Nennen Sie einen passenden Buchungssatz.

8. Praxis-Checkliste (Reisekosten prüfungssicher)

8.1 Dokumentation

• Reisezweck (konkreter Anlass) und Zeit-/Ortsdaten dokumentieren.
• Programm/Termine/Teilnehmer (z. B. Kundentermin, Fortbildung) beifügen.
• Belege vollständig (Ticket, Hotelrechnung, Nebenkosten) und nachvollziehbar.
• Bei Eigenbelegen: Art, Zweck, Betrag, Datum (insb. Reisenebenkosten). ^(2.3)

8.2 Abgrenzung und Bilanzierung

• Mahlzeiten vs. Übernachtung trennen (separat oder pauschal herausrechnen). ^(2.1)
• Prüfen, ob Reise AK/HK-relevant ist (konkreter Vermögensgegenstand / Produktion) oder Sofortaufwand.
• Steuerliche Besonderheiten beachten (Pauschalen, Abzugsbeschränkungen, Erstattungen). ^{(2.4) (2.5)}

9. FAQ zu Reisekosten