Soll und Haben, endlich verständlich erklärt.

Für alle Unternehmer und Unternehmen ist Buchhaltung ein wichtiges und unvermeidbares Thema, denn es gibt sowohl steuerrechtlich als auch handelsrechtlich eine Buchführungspflicht. Die Buchhaltung ist aber auch Voraussetzung für den unternehmerischen Erfolg: Denn nur was wir messen können, können wir auch managen.

Jedes Unternehmen muss auf Rentabilität und Liquidität achten. Die Buchhaltung gibt Auskunft über die wichtigsten finanziellen Kennzahlen:

• Wie hoch ist das Vermögen / Eigenkapital?
• Wie viele Schulden hat das Unternehmen?
• Wie hoch sind die Einnahmen?
• Wie hoch sind die Ausgaben?

Die Bezeichnung Buchhaltung bzw. Buchführung stammt von der früheren Praxis, als diese handschriftlich in Büchern aufgezeichnet wurde. Man führte ein Grundbuch (Journal oder Prima Nota), in das alle Geschäftsvorfälle zeitlich geordnet eingetragen wurden — sachlich geordnet dann in die Hauptbücher bzw. Konten (z. B. Kasse, Bank, Personalaufwand). Heute übernimmt eine Buchhaltungssoftware Buchungen und Berechnungen automatisiert, sodass jederzeit eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt werden kann.

Praxis-Hinweis: In der Buchhaltung werden vor allem Zahlungsvorgänge und Kreditgeschäfte wie Umsätze und Kosten gebucht. In der Regel bucht man Buchungskreise wie Kasse, Bank oder Kreditkarten hintereinander weg.

Aufgabe der Buchhaltung und des Jahresabschlusses ist die Dokumentation und Information über die Vermögens-, Finanz-, Liquiditäts- und Ertragslage des Unternehmens für externe Dritte. Man spricht daher auch vom externen Rechnungswesen. Es ist verpflichtend und unterliegt gesetzlichen Regelungen.

Buchführungspflicht besteht für alle Unternehmen, die aufgrund ihrer Rechtsform zwingend im Handelsregister eingetragen werden müssen, sowie für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro oder einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro. Sie ergibt sich aus den §§ 238 ff. HGB. Eine weitere Verpflichtung folgt aus den §§ 140 ff. AO, da das Finanzamt die Grundlagen für die Besteuerung kennen muss.

Man unterscheidet zwischen einfacher und doppelter Buchführung. Spricht man von „Buchhaltung“, meint man i. d. R. die doppelte Buchführung.

Besteht keine Buchführungspflicht, müssen für steuerliche Zwecke nur Aufzeichnungen geführt werden (einfache Buchführung) — z. B. bei Freiberuflern. Der Gewinn wird dann nach § 4 Abs. 3 EStG durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermittelt und im Formular Anlage EÜR eingereicht. Eine Inventur oder Bilanz ist nicht erforderlich.

Ausgangspunkt der Buchhaltung ist das Vermögen und Kapital bei Geschäftsbeginn. Dafür wird zu einem Stichtag (meist 31.12.) eine Inventur durchgeführt: Das Inventar (Vermögen und Schulden) wird aufgelistet, bewertet und als Bilanz zweispaltig dargestellt — AKTIVA (Vermögen = Mittelverwendung) und PASSIVA (Kapital = Mittelherkunft).

Die Bilanz ist statisch auf einen Zeitpunkt (Bilanzstichtag) bezogen. Die erste Bilanz heißt Eröffnungsbilanz, die zum Jahresende Schlussbilanz.

Das Vermögen wird unterteilt in Anlagevermögen (dient dem Unternehmen langfristig, länger als 1 Jahr) und Umlaufvermögen. Für das Anlagevermögen ist nach HGB ein Anlagenspiegel zu erstellen: Anschaffungs-/Herstellungskosten, Zugänge, Abgänge, Umbuchungen, Abschreibungen und Zuschreibungen.

Konto heißt Rechnung. Nicht Ihr Bankkonto ist gemeint, sondern eine Rechnung für einen bestimmten Bereich — Maschinen, Kunden, Lieferanten etc. Die Beträge stehen nicht untereinander, sondern getrennt nebeneinander für positive und negative Werte (wie bei einer Bilanz).

Ein Konto ist eine Auflistung sachlich zusammengehöriger Geschäftsvorfälle in zwei Seiten (man spricht auch von T-Konten). Die beiden Seiten heißen traditionell SOLL und HABEN — die Begriffe stammen vom ersten Konto überhaupt, dem Forderungskonto: links steht, was der Schuldner zu zahlen hat (Soll), rechts, was er bereits gezahlt hat (Haben).

Um zu wissen, was der Schuldner noch zu zahlen hat, rechnet man beide Seiten getrennt zusammen und subtrahiert — man spricht von saldieren. Der Saldo heißt nicht danach, wo er steht, sondern welche Seite er ausgleicht.

Die Kontenart ist die Grundlage für die korrekte Formulierung eines Buchungssatzes — Sie müssen das Konto also sicher identifizieren, um die richtige Buchungsregel anzuwenden.

Bestandskonten gehen in die Bilanz ein: Aktivkonten (Vermögen) und Passivkonten (Eigen- und Fremdkapital). Erfolgskonten sind Unterkonten des Eigenkapitals und zeichnen dessen Veränderung auf — unterteilt in Ertragskonten und Aufwandskonten. Am Jahresende werden sie über die GuV saldiert; ein Gewinn erhöht, ein Verlust verringert das Eigenkapital.

Jeder Geschäftsvorfall muss mindestens zwei Konten zugewiesen werden (doppelte Buchführung) — man spricht von Kontierung. Der Buchungssatz lautet immer „Soll-Konto an Haben-Konto“: Das Sollkonto wird zuerst genannt, danach das Habenkonto. Das Wort „an“ hat dabei keine tiefere Bedeutung.

Die drei Buchungsregeln müssen wie die Grundrechenarten auswendig beherrscht werden:

• Aktivkonten (Vermögen): Zunahme im Soll, Abnahme im Haben
• Passivkonten (Kapital): umgekehrt — Zunahme im Haben, Abnahme im Soll
• Erfolgskonten: Erträge im Haben, Aufwand im Soll

Hinweis: Kontenbezeichnungen werden im Buchhaltungsprogramm durch Kontonummern ersetzt, z. B. 4210 an 1200, 1.000 Euro, Miete Januar — auch geschrieben als 4210/1200 oder #4210/#1200.

Diese Lerneinheit vertieft das Verständnis und kann bei Eile übersprungen werden. Auf Bestandskonten lassen sich vier Buchungstypen unterscheiden:

Auf Erfolgskonten gilt: Erträge werden im Haben gebucht, Aufwendungen im Soll.

Die Eröffnungsbilanz wird zu Beginn des Geschäftsjahres in Konten aufgelöst und weitergeführt. Am Jahresende werden die Konten wieder zu einer Bilanz zusammengefasst (Schlussbilanz) und die rechnerisch ermittelten Beträge durch die Inventur physisch überprüft. Die Schlussbilanz dient dann als Start für das neue Jahr.

Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermittelt. Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen — die Buchführung muss vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderlich sein (GoB). Für jede Buchung besteht eine Belegpflicht.