Buchhaltung lernen:
Lohn- und Gehalt Buchungen

Inhalt:

• Lernziele
• Video
• Löhne und Gehälter
• Lohnnebenkosten und Lohnabzüge
• Vorschüsse und Sachbezüge
• Zusammenfassung

1. Lernziele: Das nehmen Sie mit

Am Ende dieser Lerneinheit können Sie:

• Den Unterschied zwischen Löhnen (für Arbeiter) und Gehältern (für Angestellte) verstehen.
• Nachvollziehen, dass Personalkosten ein wesentlicher Kostenverursacher für Unternehmen sind.
• Wissen, dass Unternehmen verpflichtet sind, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge vom Bruttogehalt einzubehalten und abzuführen.
• Erkennen, dass auch Sachleistungen eine Form der Entlohnung sein können und dann als geldwerter Vorteil zu versteuern sind.

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Video

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Top Lektion 8: Buchungen von Lohn und Gehalt

Buchungen von Lohn und Gehalt: So erfassen Sie Personalkosten korrekt

Löhne und Gehälter sind für jedes Unternehmen ein zentraler Kostenfaktor und gleichzeitig ein sensibler Bereich. Als Buchhalter ist es entscheidend, diese Personalkosten korrekt zu erfassen. In dieser Lerneinheit erfahren Sie, wie die Buchung von Lohn und Gehalt funktioniert, welche Abzüge es gibt und wie Sie Vorschüsse sowie Sachbezüge verbuchen.

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Löhne und Gehälter: Die Basis der Entlohnung

Die Begriffe Lohn und Gehalt unterscheiden sich traditionell:

• Arbeiter erhalten in der Regel Lohn, der oft nach Stunden oder Leistung berechnet wird.
• Angestellte erhalten ein Gehalt, das in der Regel monatlich in gleichbleibender Höhe ausgezahlt wird.

Neben dem Grundlohn oder -gehalt können weitere Vergütungsbestandteile hinzukommen:

• Urlaubsgeld
• Fahrgeldzuschüsse
• Sachleistungen (z.B. ein Firmenwagen zur Privatnutzung)
• Vermögenswirksame Leistungen
• Erfolgsbeteiligungen oder Boni

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Lohnnebenkosten und Lohnabzüge: Was vom Brutto übrig bleibt

Die Ermittlung des Nettogehalts und die damit verbundenen Abzüge sind ein komplexer Prozess.

Vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers werden abgezogen:

• Lohnsteuer: Abhängig von der Steuerklasse und dem Bruttogehalt.
• Solidaritätszuschlag: Ein prozentualer Zuschlag auf die Lohnsteuer.
• Ggf. Kirchensteuer: Wenn der Arbeitnehmer einer Kirche angehört.
• Arbeitnehmeranteil an den Sozialabgaben:
  • Rentenversicherung (RV)
  • Krankenversicherung (KV)
  • Pflegeversicherung (PV)
  • Arbeitslosenversicherung (AV)

Das Ergebnis ist das Nettogehalt, das an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird.

Für den Arbeitgeber entstehen zusätzliche Kosten (Lohnnebenkosten):

Die Gesamtkosten für den Arbeitgeber bestehen nicht nur aus dem Bruttogehalt, sondern auch aus:

• Dem Bruttogehalt des Arbeitnehmers.
• Den Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung (anteilig zu RV, KV, PV, AV).
• Umlagen (U1: Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, U2: Mutterschaftsgeldumlage).
• Der Insolvenzgeldumlage.
• Beiträgen zur Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung).

Der Arbeitgeber ist verantwortlich, sowohl die Lohnsteuer als auch die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung einzubehalten und an das Finanzamt bzw. die Sozialversicherungsträger (in der Regel die Krankenkasse) abzuführen. Für das Unternehmen sind dies Aufwendungen .

Beispielrechnung und Buchungen am Monatsende:

Nehmen wir an, ein Arbeitnehmer hat ein Bruttogehalt von 2.000,- Euro.

• ./. Lohnsteuer: 450,- Euro
• ./. Sozialabgaben (Arbeitnehmeranteil): 400,- Euro
• = Nettogehalt (Überweisungsbetrag): 1.150,- Euro

Der Arbeitgeberanteil an den Sozialabgaben beträgt ebenfalls 400,- Euro.

1. Buchung der Personalaufwendungen (Sammelbuchung am Monatsende):

Erklärung:

• Das Bruttogehalt wird als "Aufwendungen für Löhne und Gehälter" erfasst.
• Die Arbeitgeberanteile zu den Sozialabgaben werden als "Aufwendungen für soziale Abgaben" erfasst.
• Die verschiedenen Abzüge (Nettogehalt, Lohnsteuer, Sozialabgaben) werden als Verbindlichkeiten gebucht, da sie noch an Arbeitnehmer, Finanzamt und Sozialversicherungsträger gezahlt werden müssen.

Buchung der Auszahlungen (wenn die Zahlungen erfolgen):

Erklärung: Die zuvor gebuchten Verbindlichkeiten werden durch die tatsächlichen Bankauszahlungen ausgeglichen. (800,- Euro bei Sozialabgaben = 400,- Euro Arbeitnehmeranteil + 400,- Euro Arbeitgeberanteil).

Hinweis: In der Praxis wird oft ein Verrechnungskonto zwischengeschaltet, um Lohnberechnungen und Auszahlungen abzugleichen. Bei korrekter Durchführung sollte der Saldo dieses Kontos immer null sein.

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Vorschüsse und Sachbezüge: Besondere Entlohnungsformen

Manchmal erhalten Mitarbeiter Zahlungen, die nicht direkt zum regulären Lohn gehören, oder sie werden in Form von Sachleistungen entlohnt.

Vorschüsse

Ein Vorschuss ist eine Zahlung für einen späteren Leistungszeitraum. Dies kann ein:

• Gehaltsvorschuss: Ein Teil des künftigen Gehalts wird vorab ausgezahlt.
• Kostenvorschuss: Geld für anfallende Auslagen (z.B. ein Reisekostenvorschuss).

Beispiel: Buchung eines Reisekostenvorschusses:

1. Bei Auszahlung des Vorschusses:

   | Soll | Haben | | :------------------------ | :--------- | | Forderung an Mitarbeiter | Bank | | 500,- Euro | 500,- Euro |

   Erklärung: Der Vorschuss ist zunächst eine Forderung an den Mitarbeiter, da er noch keine erbrachte Leistung darstellt.

2. Zum Leistungszeitpunkt (z.B. nach der Reise und Abrechnung):

   | Soll | Haben | | :--------------------- | :------------------------- | | Aufwendungen für Reisekosten | Forderung an Mitarbeiter | | 500,- Euro | 500,- Euro |

   Erklärung: Die Forderung wird aufgelöst und die tatsächlichen Aufwendungen für die Reisekosten werden erfasst.

Sachbezüge (Geldwerter Vorteil)

Ein geldwerter Vorteil liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer eine Sachleistung als Teil seiner Entlohnung erhält. Diese Sachleistungen sind grundsätzlich zu versteuern und sozialversicherungspflichtig, als wären sie Barlohn. Beispiele hierfür sind:

• Ein Firmenwagen zur Privatnutzung.
• Die Gestellung von Mahlzeiten (z.B. Essenszuschüsse).

Buchung bei Sachbezügen: Der geldwerte Vorteil wird in der Lohn- und Gehaltsabrechnung dem Bruttoarbeitsentgelt hinzugerechnet, um die korrekten Steuern und Abgaben zu berechnen. Anschließend wird der geldwerte Vorteil wieder vom Nettoauszahlungsbetrag abgezogen (als Nettoabzug ). Dies ist notwendig, weil der Sachbezug ja bereits gewährt wurde und nicht noch einmal als Geld ausgezahlt werden darf.

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Löhne und Gehälter

• Arbeiter beziehen Lohn + Angestellte erhalten Gehalt
• Weitere optionale Vergütungsbestandteile:
  • Urlaubsgeld
  • Fahrgeldzuschüsse
  • Sachleistungen, wie z.B. Firmenwagen
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Erfolgsbeteiligung etc.

Top Lektion 8: Buchungen von Lohn und Gehalt

Lohnnebenkosten und Lohnabzüge

Rechtliche Rahmenbedingungen

• Bruttogehalt
• - Lohnsteuer + Solidaritätszuschlag + ggf. Kirchensteuer
• - Sozialabgaben
  • Rentenversicherung (RV)
  • Krankenversicherung (KV)
  • Pfelgeverischerung (PV)
  • Arbeitslosenversicherung (AV)
• = Nettogehalt

• Kosten des Arbeitgebers für den Arbeitnehmer bestehen aus
  • dem Bruttogehalt
  • + Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung
  • + Umlagen zum Mutterschaftsgeld + Lohnfortzahlung (U1 + U2)
  • + Insolvenzgeldumlage
  • + Beiträge zur Berufsgenossenschaft/ Knappschaft (gesetliche Unfallversicherung).
• Der Arbeitgeber behält die Steuern und Arbeitnehmerbeiträge sowie Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung ein und führt sie an das Finanzamt bzw. Sozialversicherungsträger (KV) ab.

Hinweis: Mit unserem Netto-Lohnrechner können Sie die Abzüge + Nettolohn berechnen: Brutto Netto Rechner

Beispiel:

	Bruttogehalt	2.000,- Euro
./.	Lohnsteuer	450,- Euro
./.	Sozialabgaben Arbeitnehmeranteil	400,- Euro
=	Nettogehalt (Überweisungsbetrag)	1.150,- Euro
	Arbeitgeberanteil Sozialabgaben	400,- Euro

Buchung am Monatsende:

Aufwendungen für Löhne und	2.000,-	an	Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	1.150,-
Gehälter		an	Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer	450,-
		an	Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit	400,-
Aufwendungen für soziale Abgaben		an	Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit	400,-

Buchung Auszahlung:

Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	1.150,-	an	Bank	1150,-
Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer	450,-	an	Bank	450,-
Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit	800,-	an	Bank	800,-

Hinweis: Damit Differenzen zwischen der Lohnberechnung und der Auszahlung schnell bemerkt werden, wird in der Praxis ein Verrechnungskonto zwischengeschaltet, dass bei richtiger Berechnung und Auszahlung immer den Saldo 0,- ergeben muss!

Top Lektion 8: Buchungen von Lohn und Gehalt

Vorschüsse und Sachbezüge

Vorschuss: Zahlung für späteren Leistungszeitraum, z.B.

• Gehaltsvorschuss
• Kostenvorschuss

Beispiel: Buchung eines Reisekostenvorschusses (siehe auch Reisekostenabrechnung)

Forderung an Mitarbeiter

500,-

an

Bank

500,-

Buchung zum Leistungszeitpunkt

Aufwendungen für Reisekosten

500,-

an

Forderung an Mitarbeiter

500,-

• Geldwerter Vorteil = Entlohnung mit Sachleistung
  • Firmenwagen zur Privatnutzung siehe Firmenwagenrechner
  • Essensgestellung
• Der geldwerte Vorteil wird in der Lohn- und Gehaltsabrechnung dem Arbeitsentgelt hinzugerechnet um Steuern und Abgaben zu berechnen + abzuziehen. Bei der Abrechnung muss der geldwerte Vorteil wieder vom Nettoauszahlungsbetrag abgezogen werden (Nettoabzug), weil der Sachbezug bereits gewährt wurde und nicht noch einmal ausgezahlt werden darf.

Tipp: Rechner für Sachentnahmen

Top Lektion 8: Buchungen von Lohn und Gehalt

5. Zusammenfassung: Das Wichtigste auf einen Blick

• Arbeiter erhalten Löhne, Angestellte Gehälter .
• Personalkosten sind ein wichtiger Kostenfaktor, der über das reine Bruttogehalt hinausgeht.
• Unternehmen sind verpflichtet, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers einzubehalten und gemeinsam mit den Arbeitgeberanteilen abzuführen.
• Auch geldwerte Vorteile (Sachleistungen) sind zu versteuern und müssen korrekt in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
• Vorschüsse sind zunächst Forderungen an den Mitarbeiter und werden erst bei Leistungserbringung zu Aufwand.

Das korrekte Buchen von Lohn und Gehalt ist komplex und erfordert stets die Berücksichtigung aktueller gesetzlicher Bestimmungen. Bei Unsicherheiten oder speziellen Fällen sollten Sie sich immer an einen Steuerberater wenden.

Top Lektion 8: Buchungen von Lohn und Gehalt