Buchhaltung lernen:
Wareneingang buchen

Lektion 6: Wareneingang buchen

Liebe angehende Buchhalterinnen und Buchhalter,

Der Wareneingang ist ein zentraler Prozess in der Buchhaltung jedes Unternehmens, das mit physischen Waren oder Rohstoffen arbeitet. Er hat direkte Auswirkungen auf Ihr Lager und später auf den sogenannten Wareneinsatz, der maßgeblich für Ihren Gewinn ist.

In dieser Lerneinheit erfahren Sie, wie Sie den Einkauf von Materialien oder Waren korrekt buchen und welche Besonderheiten bei Preisnachlässen zu beachten sind.

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Top Lektion 6: Wareneingangsbuchhaltung

2. Wareneingang buchen: Der erste Schritt

Der Wareneingang ist mehr als nur das Eintreffen einer Lieferung. Er ist der Beginn einer sorgfältigen Erfassung in Ihrer Buchhaltung.

Typische Schritte beim Buchen des Wareneingangs:

1. Erfassen des Wareneingangs: Jede Lieferung beginnt mit einem Lieferschein oder einer Wareneingangsrechnung . Hier erfassen Sie alle wichtigen Daten: Datum, Lieferant, Menge und Preis der erhaltenen Waren sowie alle anderen relevanten Informationen (z.B. Artikelnummern).
2. Buchen der Wareneingangsrechnung: Sobald die Rechnung vorliegt, wird sie erfasst. Der Gesamtbetrag der Rechnung führt zu einer Verbindlichkeit gegenüber Ihrem Lieferanten (z.B. auf dem Konto "Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung"). Gleichzeitig werden die Waren auf einem Bestandskonto (z.B. "Vorräte" oder "Rohstoffe") erfasst, was Ihren Lagerbestand erhöht.
3. Erfassen des Lagerbestands: Ihre Lagerbuchhaltung muss nun aktualisiert werden. Die neu eingegangenen Waren werden dort vermerkt, und der Bestand im Lagerbestandssystem muss entsprechend angepasst werden.
4. Erfassen des Wareneinsatzes (später): Der Wareneinsatz wird erst erfasst, wenn die Waren tatsächlich aus dem Lager entnommen und verwendet (z.B. in der Produktion) oder verkauft werden. Der Wert dieser entnommenen Waren wird dann als Aufwand (z.B. "Materialaufwand" oder "Wareneinsatz") gebucht.

Ein sorgfältig erfasster und gebuchter Wareneingang ist entscheidend, um Ihren Lagerbestand und Ihre Warenkosten korrekt zu ermitteln. Das ermöglicht eine genaue Bestandsaufnahme und eine effiziente Bestandsplanung.

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3. Sachkonten beim Einkauf: Eine Investition, kein Aufwand!

Der Einkauf von Waren oder Rohstoffen ist im Moment der Anschaffung noch kein Aufwand im Sinne eines Werteverzehrs. Er ist vielmehr eine Investition in Ihr Betriebsvermögen.

• Eingekaufte Waren = Vorräte: Sie werden auf Bestandskonten (aktive Konten) als "Vorräte" gebucht. Gemäß § 266 HGB umfassen Vorräte:
  • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB)
  • Unfertige Erzeugnisse und Leistungen
  • Fertige Erzeugnisse und Waren
  • Geleistete Anzahlungen

Buchung bei Barzahlung:

Wenn Sie die Waren sofort bar bezahlen, findet ein sogenannter Aktivtausch statt. Ein Aktivkonto (Kasse) nimmt ab, ein anderes Aktivkonto (Vorräte) nimmt zu.

• Buchungssatz: Vorräte an Kasse (Beispiel: 1.000 € Vorräte + 190 € Vorsteuer an 1.190 € Kasse)

Buchung bei Zielkauf (auf Rechnung):

Wenn Sie die Waren auf Ziel kaufen (also auf Rechnung), haben Sie eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Hier findet eine Aktiv-Passiv-Mehrung statt. Ein Aktivkonto (Vorräte) nimmt zu, und ein Passivkonto (Verbindlichkeiten) nimmt ebenfalls zu.

• Buchungssatz: Vorräte an Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung (Beispiel: 1.000 € Vorräte + 190 € Vorsteuer an 1.190 € Verbindlichkeiten aus L.u.L.)

Bezugskosten:

Vergessen Sie nicht die Bezugskosten! Transportkosten, Verpackungskosten oder Zölle, die im Zusammenhang mit dem Wareneinkauf entstehen, sind gemäß § 255 HGB Anschaffungsnebenkosten und müssen ebenfalls aktiviert werden. Das heißt, sie erhöhen den Wert der Vorräte.

Materialaufwand: Wenn die Waren verbraucht werden

Erst wenn die Vorräte aus dem Lager entnommen und beispielsweise in der Produktion verbraucht oder verkauft werden, entsteht der Materialaufwand.

• Buchungssatz: Materialaufwand an Vorräte

Ermittlung des Warenverbrauchs:

Es gibt zwei gängige Methoden:

1. Direkt: Jede Entnahme aus dem Lager wird genau erfasst (z.B. über Entnahmescheine) und als Aufwand gebucht.
2. Retrograd: Alle Einkäufe werden zunächst als Aufwand gebucht. Der tatsächliche Verbrauch wird dann am Ende einer Periode durch eine Bestandsveränderung korrigiert (z.B. über eine Inventur).

Inventurdifferenzen:

Fehlt Ware bei der Inventur, wird die Differenz ebenfalls als Materialaufwand gebucht.

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Die Buchung eines Wareneingangs in der Finanzbuchhaltung ist ein wichtiger Prozess, der die Ankunft von Waren im Unternehmen dokumentiert und deren Wert in der Buchhaltung erfasst. Dieser Vorgang ist entscheidend für die Bestandsführung, Kostenrechnung und für die Vorbereitung der Zahlung an den Lieferanten. Hier ist eine grundlegende Erklärung, wie die Wareneingangsbuchung typischerweise in der Finanzbuchhaltung abläuft:

1. Erfassung des Wareneingangs:

• Wenn Waren in das Unternehmen geliefert werden, wird zunächst geprüft, ob die Lieferung den Bestelldetails entspricht (Menge, Qualität, Preis etc.).
• Der Wareneingang wird dann im Warenwirtschaftssystem erfasst, was oft automatisch eine Buchung in der Finanzbuchhaltung auslöst.

2. Buchung auf dem Wareneingangskonto:

• Der Wert der eingegangenen Waren wird auf einem Wareneingangskonto gebucht. Dieses Konto ist ein Bestandskonto, das die Zunahme des Warenbestands zeigt.
• Die Buchung erfolgt im Soll des Wareneingangskontos und spiegelt den Kaufpreis der Waren wider, oft zuzüglich der Umsatzsteuer (sofern diese anfällt und vorsteuerabzugsfähig ist).

3. Buchung der Vorsteuer:

• Wenn die eingegangenen Waren Umsatzsteuer beinhalten und das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wird die Vorsteuer auf einem separaten Vorsteuerkonto gebucht.
• Die Buchung erfolgt ebenfalls im Soll und entspricht dem Umsatzsteuerbetrag der Rechnung.

4. Gegenbuchung auf Verbindlichkeiten:

• Gleichzeitig mit der Buchung des Wareneingangs wird eine Gegenbuchung auf einem Verbindlichkeitenkonto vorgenommen. Dieses Konto zeigt die Verpflichtung des Unternehmens, den Lieferanten für die gelieferten Waren zu bezahlen.
• Die Gegenbuchung erfolgt im Haben des Verbindlichkeitenkontos und entspricht dem Gesamtbetrag der Rechnung (inklusive Umsatzsteuer).

5. Beispiel einer Wareneingangsbuchung:

• Angenommen, ein Unternehmen erhält Waren im Wert von 1.000 Euro netto, zuzüglich 200 Euro Umsatzsteuer (angenommener Steuersatz von 20%). Die Buchungen würden wie folgt aussehen:
  • Wareneingangskonto (Soll) 1.000 Euro
  • Vorsteuerkonto (Soll) 200 Euro
  • Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (Haben) 1.200 Euro

6. Abgleich mit der Lieferantenrechnung:

• Sobald die Rechnung des Lieferanten eintrifft, wird sie mit dem Wareneingang und der Bestellung abgeglichen.
• Bei Übereinstimmung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.

Fazit: Die korrekte Buchung des Wareneingangs ist entscheidend für die Genauigkeit der Bestandsführung und der finanziellen Berichterstattung. Sie stellt sicher, dass die Verbindlichkeiten korrekt erfasst und die Vorsteueransprüche geltend gemacht werden.

Wareneingang buchen

Der Wareneingang wird in der Buchhaltung als Eingang von Waren oder Rohstoffen erfasst und hat Auswirkungen auf das Lager und den Wareneinsatz. Um den Wareneingang zu buchen, gibt es verschiedene Schritte, die in der Regel wie folgt aussehen:

1. Erfassen des Wareneingangs: Wenn eine Wareneingangsrechnung oder Lieferschein vorliegt, muss diese erfasst werden. Die erfassten Daten sollten das Datum des Wareneingangs, den Lieferanten, die Menge und den Preis der eingegangenen Waren sowie alle anderen relevanten Informationen umfassen.

2. Buchen der Wareneingangsrechnung: Wenn die Wareneingangsrechnung vorliegt, wird sie in der Regel als Eingangsrechnung verbucht. Der Betrag der Eingangsrechnung wird in der Regel als Verbindlichkeit (z.B. "Lieferantenverbindlichkeiten") erfasst und gegen das Wareneingangskonto gebucht. Dies erhöht den Lagerbestand.

3. Erfassen des Lagerbestands: Nach dem Buchen des Wareneingangs wird der Lagerbestand erhöht. Die Waren müssen in der Lagerbuchhaltung erfasst werden und der Bestand muss entsprechend aktualisiert werden.

4. Erfassen des Wareneinsatzes: Wenn die Waren aus dem Lager genommen werden und verkauft oder anderweitig genutzt werden, wird der Wareneinsatz erfasst. Der Wareneinsatz ist der Wert der Waren, die aus dem Lager genommen wurden, um sie zu verkaufen oder anderweitig zu nutzen. Der Wareneinsatz wird in der Regel als Aufwand erfasst und gegen das Wareneingangskonto gebucht.

Es ist wichtig, den Wareneingang sorgfältig zu erfassen und zu verbuchen, um sicherzustellen, dass der Lagerbestand und die Warenkosten korrekt erfasst werden. Eine korrekte Verbuchung des Wareneingangs ermöglicht eine genaue Bestandsaufnahme und eine erfolgreiche Bestandsplanung.

Sachkonten beim Einkauf

Der Einkauf begründet noch keinen Aufwand (kein Werteverzehr), sondern eine erfolgsneutrale Anschaffung (Aktivtausch bei Barzahlung bzw. Aktiv-Passiv-Mehrung bei Zahlung auf Ziel). Erst der Verbrauch der verursacht Aufwand.

• Eingekaufte Waren = Vorräte
• Vorräte gemäß § 266 HGB:
  • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
  • Unfertige Erzeugnisse + Leistungen
  • Fertige Erzeugnisse + Waren
  • Geleistete Anzahlungen
• Buchung:
  • BS bei Barzahlung: Vorräte an Kasse (Aktivtausch)
  • BS bei Zielkauf: Vorräte an Verbindlichkeiten aus L.u.L. (Aktiv-Passiv-Mehrung)
• Bezugskosten (Transport, Verpackung) sind gemäß § 255 HGB als Anschaffungnebenskosten ebenfalls zu aktivieren

Einkauf - Beispiel 1: Aktivtausch

Vorräte	1.000,- Euro	an	Kasse	1.190,- Euro
Vorsteuer	190,- Euro

Einkauf - Beispiel 2: Bilanzverlängerung

Vorräte	1.000,- Euro	an	Verbindlichkeiten aus	1.190,- Euro
Vorsteuer	190,- Euro		Lieferungen und Leistungen

Materialaufwand: Verbrauch von Vorräten z.B. in der Produktion

Materialaufwand

1.000,- Euro

an

Vorräte

1.000,- Euro

• Ermittlung des Warenverbrauchs
  • Direkt: Aufzeichnung und Buchung über sog. Entnahmescheine
  • Retrograd: Erfassung des Einkaufs als Aufwand und Bestandsveränderungen als Korrekturbuchung (-> Ermittlung des Verbrauchs über Inventur)
• Inventurdifferenzen: Buchung als Materialaufwand

Top Lektion 6: Wareneingangsbuchhaltung

4. Lieferantenskonti, Rabatte und Boni: Preisnachlässe richtig buchen

Preisnachlässe sind gut für Ihr Unternehmen, aber sie müssen korrekt in der Buchhaltung erfasst werden, da sie die Anschaffungskosten mindern .

• Rabatt: Ein Rabatt ist ein sofortiger Preisnachlass , der bereits bei der Rechnungserstellung bekannt ist und direkt vom Listenpreis abgezogen wird (z.B. 10 % Mengenrabatt). Der Rabatt wird gar nicht erst gebucht, da Sie ja nur den geminderten Betrag bezahlen und auf der Rechnung ausgewiesen bekommen.
• Skonto: Skonto ist ein Preisabzug bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist (z.B. "2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen"). Da bei Rechnungserstellung noch unklar ist, ob Sie Skonto ziehen, muss dieser nachträglich gebucht und auch die Vorsteuer korrigiert werden.
  • Beispiel (nach Erhalt der Rechnung): Sie ziehen 2 % Skonto auf eine Rechnung von 11.900 € brutto (10.000 € netto + 1.900 € USt).
    • Buchungssatz bei Zahlung (Soll an Haben): | Soll | Haben | | :------------------------- | :------------------ | | Verbindlichkeiten aus L.u.L. | Bank | | 11.900,- Euro | 11.662,- Euro | | | Vorräte (Skonto) | | | 200,- Euro | | | Vorsteuer (Skonto) | | | 38,- Euro | (Die 200 € und 38 € mindern die ursprünglichen Anschaffungskosten und die Vorsteuer.)
• Bonus: Ein Bonus ist ein nachträglicher Preisnachlass , der erst bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen gewährt wird (z.B. Jahresbonus bei Erreichen einer bestimmten Abnahmemenge). Der Bonus ist bei Rechnungserstellung noch nicht bekannt. Er wird in der Regel als Gutschrift vom Lieferanten erteilt und mindert ebenfalls die Anschaffungskosten und korrigiert die Vorsteuer.
• Gutschrift: Eine Gutschrift kann ein Preisnachlass aufgrund einer Schlechtleistung des Lieferanten sein (z.B. 5 % Gutschrift wegen verspäteter Lieferung). Auch sie ist bei Rechnungserstellung noch nicht bekannt und muss nachträglich gebucht werden.

Beispiel Buchung einer Gutschrift (200 € netto + 38 € USt):

Soll	Haben
Verbindlichkeiten aus L.u.L.	Vorräte
238,- Euro	200,- Euro
	Vorsteuer
	38,- Euro

Danach die Begleichung der reduzierten Rechnung:

Soll	Haben
Verbindlichkeiten aus L.u.L.	Bank
952,- Euro	952,- Euro

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• Skonto
  • Skonto („Abzug“) ist ein Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Zeit (z.B. 2% innerhalb 7 Tagen)
  • Bei Rechnungserstellung noch ungewiss, daher ggf. auch Vorsteuerkorrektur notwendig
  • Siehe auch Skonto-Rechner https://steuerrechner24.de/skontorechner/
• Rabatt
  • Rabatt (Abschlag) ist ein Nachlass vom Listenpreis einer Ware oder Dienstleistung (Sonderpreis), der als Kaufanreiz in der Preispolitik eingesetzt wird (z.B. 10% Mengenrabatt)
  • Bei Rechnungserstellung bereits bekannt
• Bonus
  • Nachträglicher Preisnachlass zur Kundenbindung, bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen (z.B. 3% Jahresbonus bei Menge > X)
  • Bei Rechnungserstellung noch nicht bekannt
• Gutschrift
  • Preisnachlass für Schlechtleistung des Lieferanten (z.B. 5% Gutschrift wg. verspäteter Lieferung)
  • Bei Rechnungserstellung noch nicht bekannt

Einkauf

Vorräte	1.000,- Euro	an	Verbindlichkeiten aus	1.190,- Euro
Vorsteuer	190,- Euro		Lieferungen und Leistungen

Gutschrift von 200 € netto

Verbindlichkeiten aus	238,- Euro	an	Vorräte	200,- Euro
Lieferungen und Leistungen			Vorsteuer	38,- Euro

Begleichung der Rechnung

Verbindlichkeiten aus	952,- Euro	an	Bank	952,- Euro
Lieferungen und Leistungen

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Nutzung von 2% Skonto bei Begleichung der Rechnung

Einkauf

Vorräte	10.000,- Euro	an	Verbindlichkeiten aus	11.900,- Euro
Vorsteuer	1900,- Euro		Lieferungen und Leistungen

Begleichung der Rechnung

Verbindlichkeiten aus	11.900,- Euro	an	Bank	11.662,- Euro
Lieferungen und Leistungen			Vorräte	200,- Euro
			Vorsteuer	38,- Euro

Top Lektion 6: Wareneingangsbuchhaltung

5. Kreditorenbuchhaltung: Der Überblick über Ihre Lieferanten

Die Kreditorenbuchhaltung ist eine wichtige Nebenbuchhaltung, die Ihnen detaillierte Informationen zu Ihren Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung liefert.

Statt alle Eingangsrechnungen nur auf einem Sammelkonto "Verbindlichkeiten aus LuL" zu buchen, führen Sie für jeden einzelnen Lieferanten ein separates Personenkonto (Kreditorenkonto) . Dies ermöglicht Ihnen, den Überblick zu behalten über:

• Umsatz und eingekaufte Mengen bei jedem Lieferanten.
• Zahlungstermine und Skontomöglichkeiten.
• Offene Salden und den Status jeder einzelnen Rechnung.

Das ist unerlässlich für ein effizientes Lieferantenmanagement und die Liquiditätsplanung.

• Nebenbuchhaltung für Verbindlichkeiten
• Personalisierung Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung"
• Weitere Informationen zu einzelnen Lieferanten (Kreditoren)
  • Umsatz + eingekaufte Mengen
  • Zahlungstermine, Lieferantenskonti, Rabatte und Boni etc.
  • Salden

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Top Lektion 6: Wareneingangsbuchhaltung

6. Zusammenfassung

Sie haben gelernt, dass der Einkauf von Waren oder RHB zunächst keinen Aufwand darstellt, sondern erfolgsneutral gebucht wird:

• Bei Barzahlung als Aktivtausch (z.B. Vorräte an Kasse).
• Bei Zahlung auf Ziel als Aktiv-Passiv-Mehrung (z.B. Vorräte an Verbindlichkeiten aus L.u.L.).

Außerdem wissen Sie nun, dass Preisnachlässe (Boni, Skonti, Rabatte) die Anschaffungskosten mindern und entsprechend gebucht werden müssen, oft mit einer Korrektur der Vorsteuer.

Und schließlich haben Sie die Bedeutung der Kreditorenbuchhaltung kennengelernt, die Ihnen detaillierte Informationen zu Ihren Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung liefert.

Wenn Sie tiefer in die Materie eintauchen möchten oder konkrete Fragen zu Ihren individuellen Buchungsfällen haben, zögern Sie nicht, uns anzusprechen!

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