Buchhaltung lernen:
Organisation der Buchhaltung

Lektion 4: Organisation der Buchhaltung

Die Organisation der Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Finanzmanagements in einem Unternehmen. Sie umfasst die systematische Erfassung, Verarbeitung und Analyse aller finanziellen Transaktionen. Eine gut organisierte Buchhaltung ermöglicht es, genaue finanzielle Informationen bereitzustellen, die für die Unternehmensführung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und für strategische Entscheidungen unerlässlich sind. Hier sind die Schlüsselaspekte der Organisation der Buchhaltung:

1. Einrichtung eines Buchhaltungssystems:

• Softwareauswahl: Entscheidung zwischen manueller Buchführung und der Verwendung von Buchhaltungssoftware. Für die meisten Unternehmen ist eine Softwarelösung effizienter und genauer.
• Kontenrahmen: Einrichtung eines Kontenrahmens, der die Struktur für die Kategorisierung von finanziellen Transaktionen bietet.

2. Dokumentenmanagement:

• Belegsammlung: Alle finanziellen Transaktionen müssen durch Belege wie Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge und Verträge belegt sein.
• Aufbewahrung und Archivierung: Sichere und systematische Aufbewahrung dieser Dokumente, entweder physisch oder digital.

3. Buchführungsprozesse:

• Erfassung von Transaktionen: Regelmäßige Erfassung aller Geschäftsvorfälle in den Büchern des Unternehmens.
• Abstimmung: Abgleich von Buchhaltungseinträgen mit externen Quellen wie Bankauszügen.

4. Umsatzsteuerverwaltung:

• Berechnung und Buchung von Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) und Vorsteuer.
• Vorbereitung und Einreichung von Umsatzsteuervoranmeldungen.

5. Lohn- und Gehaltsabrechnung:

• Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich der Berechnung von Abzügen und Sozialversicherungsbeiträgen.

6. Abschlussarbeiten:

• Monats- und Jahresabschlüsse: Regelmäßige Erstellung von Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und anderen Finanzberichten.
• Jahresabschlussprüfung: Vorbereitung auf externe Prüfungen, falls erforderlich.

7. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:

• Sicherstellung, dass die Buchhaltung den lokalen, nationalen und internationalen Rechnungslegungsstandards und gesetzlichen Anforderungen entspricht.

8. Interne Kontrollen und Revision:

• Einrichtung interner Kontrollmechanismen zur Verhinderung und Aufdeckung von Fehlern und Betrug.
• Regelmäßige interne oder externe Revisionen zur Überprüfung der Genauigkeit und Angemessenheit der Buchhaltungspraktiken.

Fazit: Eine gut organisierte Buchhaltung ist das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Sie sorgt nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, sondern liefert auch entscheidende Informationen für die Unternehmensführung und strategische Planung.

Video

Grund-, Haupt- und Nebenbücher

§ 238 HGB begründet kaufmännische Buchführungspflicht. Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung: Aufzeichung vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet ( § 239 II HGB). Doppelte Erfassung (Doppelte Buchführung) in

• Grundbuch (auch Journal oder Primanota, Dokumentation)
  • Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge
• + Hauptbuch (Basis für Erstellung von Bilanz und GuV)
• Sachliche Erfassung der Geschäftsvorfälle auf sog. Sachkonten (Bestands-, Erfolgs- und Privatkonten, wie z.B. Bank, Verbindlichkeiten, etc.)
• + ggf. zusätzlich Nebenbücher (Unterteilung für Detailinformationen zu Sachkonten des Hauptbuchs), wie z.B.
  • Debitorenbuch
  • Kreditorenbuch
  • Wareneingangs- bzw. ausgangsbuch
  • Anlagenbuch

Top Lektion 4: Organisation der Buchhaltung

Kontenplan und Kontenrahmen

Kontenrahmen

• Unternehmensübergreifender Gliederungsplan von Konten
• Branchenspezifische Kontenrahmen, wie z.B. für Ärzte oder Vereine
• Typische Gliederungsprinzipien
  • Prozessgliederungsprinzip (SKR03): am betrieblichen Leistungsprozess orientiert
  • Abschlussgliederungsprinzip (SKR04): am Aufbau von Bilanz und GuV ausgerichtet

Kontenplan

• Unternehmensindividueller Gliederungsplan der Konten
• Vorgehen: Selektion der für das Unternehmen relevanten Konten aus einem branchenspezifischen Kontenrahmen + ggf. Ergänzung weiterer Konten

Top Lektion 4: Organisation der Buchhaltung

Belegorganisation und Einsatz der EDV

• Grundregel der Buchführung (GoB)
  § 238 HGB i.V.m. § 257 Nr. 4 HGB
  
  Keine Buchung ohne Beleg
  
  
• Wird auch gerne als 1. Gebot in der Buchführung bezeichnet
• Beleg dient zur Dokumentation eines Geschäftsvorfalls

• Anforderungen an einen Beleg
  • Datum
  • Betrag, ggf. Menge
  • ggf. erläuternde Dokumentation
  • Unterschrift eines Zeichnungsberechtigten
  • Weitere steuerliche Vorschriften siehe Checkliste Rechnung
• Aufbewahrungsfrist gemäß § 257 HGB = 10 Jahre

Buchhaltung ohne Software ist auf Grund der elektronischen Umsatzsteuervoranmeldungen per Elster nicht mehr denkbar. Daher sollten Sie Buchführung gleich mit einer Buchhaltungssoftware lernen. Wir stellen Ihnen unsere bewährte und bedienerfreundliche Buchhaltungssoftware MS-Buchhalter - kostenlos - als Freeware zur Verfügung. So können Sie alle Buchungen nachvollziehen und üben. Oder Sie probieren unsere online Buchhaltung aus:
Jetzt kostenlose online Buchhaltung testen

Top Lektion 4: Organisation der Buchhaltung

Zusammenfassung

• Grund-, Haupt- und Nebenbücher
• Kontenrahmen und Kontenplan
• Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung (GoB): Keine Buchung ohne Beleg!

Top Lektion 4: Organisation der Buchhaltung

---

Inhalt:

1. Grundlagen der Buchführung
2. System der Buchführung
3. Technik der doppelten Buchführung
4. Organisation der Buchhaltung
5. Umsatzsteuer buchen
6. Wareneingang buchen
7. Warenausgang buchen
8. Buchung von Lohn + Gehalt
9. Buchung von Anlagevermögen + AfA (Abschreibungen)
10. Sonstige Buchungen
11. Rechnungsabgrenzung buchen
12. Grundlagen des Jahresabschlusses
13. Kassenbuch: So führt man eine Kasse richtig
14. Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB)