Buchhaltung lernen:
Rechnungsabgrenzung + Rechnungsabgrenzungsposten

Lektion 11: Rechnungsabgrenzung buchen

Rechnungsabgrenzung und Rechnungsabgrenzungsposten: Periodengerechte Gewinnerfassung

In der Buchhaltung gilt ein wichtiges Prinzip: Der Erfolg (Gewinn oder Verlust) eines Unternehmens wird nicht danach bestimmt, wann Geld fließt, sondern wann ein Aufwand oder Ertrag tatsächlich entsteht. Das nennt man das Periodizitätsprinzip. Da Zahlungen und die tatsächliche Entstehung von Aufwendungen oder Erträgen oft zeitlich auseinanderfallen, benötigen wir die Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) .

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Top Lektion 11: Rechnungsabgrenzung

Was ist ein Rechnungsabgrenzungsposten + Buchung?

Ein Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) ist eine Bilanzposition, die sicherstellt, dass Einnahmen und Ausgaben der richtigen Zeitperiode zugeordnet werden. Er "korrigiert" die zeitliche Verschiebung zwischen Zahlungsfluss und tatsächlicher Entstehung von Aufwand oder Ertrag.

Warum ist das wichtig? Stellen Sie sich vor, Sie erhalten im Dezember eine Rechnung, die erst im Januar des Folgejahres fällig wird. Ohne Abgrenzung würde der Aufwand in der Buchhaltung erst im Januar erscheinen, obwohl die Leistung, die den Aufwand verursacht hat, bereits im Dezember erbracht wurde. Der RAP hilft, den Gewinn im Dezember korrekt darzustellen, indem der Aufwand der richtigen Periode zugeordnet wird.

Typische Fälle für Rechnungsabgrenzungsposten sind Vorauszahlungen für Mieten, Versicherungsprämien oder Abonnements, die über den Bilanzstichtag hinausreichen.

Zum Beispiel können sich Einnahmen und Ausgaben aufgrund von Rechnungsstellung und Zahlungsterminen auf unterschiedliche Perioden verteilen. Ein Unternehmen kann im Dezember eine Rechnung stellen und die Zahlung erst im Januar des folgenden Jahres erhalten. In diesem Fall würde das Unternehmen im Dezember einen Gewinn ausweisen, obwohl das Geld erst im Januar tatsächlich fließt. Um dies in der Bilanz zu korrigieren, würde das Unternehmen einen Rechnungsabgrenzungsposten bilden, um den Gewinn im Dezember zu reduzieren und im Januar zu erhöhen.

Typische Positionen im Rechnungsabgrenzungsposten sind zum Beispiel gezahlte, aber noch nicht abgelaufene Versicherungsprämien, Mieten, Gehälter und Steuern, sowie erhaltene, aber noch nicht abgewickelte Zahlungen für Produkte oder Dienstleistungen.

Der Rechnungsabgrenzungsposten wird in der Bilanz unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten oder den kurzfristigen Vermögenswerten ausgewiesen und kann dazu beitragen, dass der Jahresabschluss eines Unternehmens genauer und aussagekräftiger ist.

Die aktive und passive Rechnungsabgrenzung sind Begriffe aus der Buchhaltung und beziehen sich auf den Zeitpunkt, zu dem Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Die aktive und passive Rechnungsabgrenzung sind also Methoden, um sicherzustellen, dass die Einnahmen und Ausgaben in der Buchhaltung zum richtigen Zeitpunkt erfasst werden.

Als aktive Rechnungsabgrenzungsposten sind auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag anzusetzen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Auf der Passivseite sind als Rechnungsabgrenzungsposten Einnahmen vor dem Abschlussstichtag anzusetzen, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Ist der Erfüllungsbetrag einer Verbindlichkeit höher als der Ausgabebetrag, so kann der Unterschiedsbetrag als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen werden. Der Unterschiedsbetrag ist durch planmäßige jährliche Abschreibungen, die auf die Laufzeit der Verbindlichkeit verteilt werden können, aufzulösen.

Die Buchung von Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) in der Finanzbuchhaltung ist ein wichtiger Prozess, um Einnahmen und Ausgaben periodengerecht zuzuordnen. Rechnungsabgrenzungsposten werden eingesetzt, um Erträge und Aufwendungen in das richtige Geschäftsjahr zu buchen, auch wenn die Zahlung in einem anderen Geschäftsjahr erfolgt. Es gibt zwei Arten von Rechnungsabgrenzungsposten: aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) und passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP).

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1. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP):

• Definition: ARAP werden gebildet, wenn Ausgaben vor dem Bilanzstichtag anfallen, aber einen Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Stichtag darstellen.
• Beispiel: Ein Unternehmen zahlt im Dezember die Miete für Januar des folgenden Jahres. Die Mietzahlung ist eine Ausgabe des laufenden Jahres, aber ein Aufwand des nächsten Jahres.
• Buchung bei Zahlung: Die Zahlung wird zunächst ganz normal als Aufwand gebucht. Beispiel: Miete (Soll) an Bank (Haben).
• Buchung am Bilanzstichtag: Am Bilanzstichtag wird der Aufwand des nächsten Jahres als ARAP gebucht. Beispiel: ARAP (Soll) an Miete (Haben).

2. Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP):

• Definition: PRAP werden gebildet, wenn Einnahmen vor dem Bilanzstichtag anfallen, aber einen Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Stichtag darstellen.
• Beispiel: Ein Unternehmen erhält im Dezember eine Vorauszahlung von einem Kunden für Leistungen, die erst im Januar des folgenden Jahres erbracht werden.
• Buchung bei Zahlung: Die Zahlung wird zunächst als Einnahme gebucht. Beispiel: Bank (Soll) an Umsatzerlöse (Haben).
• Buchung am Bilanzstichtag: Am Bilanzstichtag wird der Ertrag des nächsten Jahres als PRAP gebucht. Beispiel: Umsatzerlöse (Soll) an PRAP (Haben).

3. Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten:

• Im neuen Geschäftsjahr werden die Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst, da der Aufwand oder Ertrag nun in die richtige Periode fällt.
• Beispiel für ARAP: Miete (Soll) an ARAP (Haben).
• Beispiel für PRAP: PRAP (Soll) an Umsatzerlöse (Haben).

Fazit: Die korrekte Verbuchung von Rechnungsabgrenzungsposten stellt sicher, dass Einnahmen und Ausgaben in der Periode erfasst werden, zu der sie wirtschaftlich gehören. Dies ist entscheidend für die periodengerechte Gewinnermittlung und die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Irrelevanz des Zahlungszeitpunktes

Nach § 252 Abs. 1 Nr. 5 des Handelsgesetzbuches (HGB) ist für die Ermittlung des Erfolgs eines Unternehmens nicht der Zeitpunkt der Einzahlung oder Auszahlung entscheidend , sondern der Zeitpunkt, zu dem der Ertrag oder Aufwand tatsächlich entsteht .

Hieraus ergeben sich zwei Hauptkategorien von Abgrenzungen:

1. Transitorische Abgrenzung (Rechnungsabgrenzungsposten):

   • Hier findet die Einnahme oder Ausgabe im alten Jahr statt, aber der Ertrag oder Aufwand (ganz oder teilweise) entsteht im neuen Jahr.
   • Dies führt zur Bildung von aktiven oder passiven Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) in der Bilanz.

2. Antizipative Abgrenzung (Sonstige Forderungen/Verbindlichkeiten):

   • Hier entsteht der Aufwand oder Ertrag bereits im alten Jahr , die dazugehörige Ausgabe oder Einnahme erfolgt aber erst im neuen Jahr.
   • Dies führt zur Buchung von sonstigen Verbindlichkeiten (wenn Aufwand vor Zahlung) oder sonstigen Forderungen (wenn Ertrag vor Zahlung).

• Nach § 252 Nr. 5 HGB ist für den Erfolg nicht Zeitpunkt von Einzahlung oder Auszahlung entscheidend, sondern der Zeitpunkt von Ertrag bzw. Aufwand
• -> Unterscheidung von transitorischen und antizipativen Posten

• Transitorische Abgrenzung
  • Einnahme bzw. Ausgabe im alten Jahr + Ertrag bzw. Aufwand (auch teilweise) im neuen Jahr
  • -> Buchung: Passiver bzw. aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (RAP)
• Antizipative Abgrenzung
  • Aufwand bzw. Ertrag (auch teilweise) im alten Jahr + Ausgabe bzw. Einnahme im neuen Jahr
  • -> Buchung: Sonstige Verbindlichkeit bzw. sonstige Forderung

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4. Transitorische Abgrenzung: Die Rechnungsabgrenzungsposten (RAP)

Transitorische Abgrenzungen sind die klassischen Rechnungsabgrenzungsposten, die in der Bilanz erscheinen.

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

Ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) wird gebildet, wenn Sie eine Ausgabe vor dem Abschlussstichtag getätigt haben, diese Ausgabe aber Aufwand für eine bestimmte Zeit nach dem Stichtag darstellt. Sie haben also im alten Jahr für etwas bezahlt, das Ihnen erst im neuen Jahr zugutekommt (oder in dem der Aufwand entsteht).

• Voraussetzung:
  • Ausgabe (Zahlung) vor dem Bilanzstichtag.
  • Die Leistung oder der Nutzen dieser Ausgabe erstreckt sich über den Stichtag hinaus in die nächste Periode.
• Übliche Anwendungsfälle:
  • Mietvorauszahlungen für das nächste Jahr.
  • Versicherungsprämien, die für eine zukünftige Periode im Voraus bezahlt wurden.
  • Kfz-Steuern, die im alten Jahr für einen Teil des neuen Jahres gezahlt wurden.

Beispiel: Sie zahlen am 01.10. des alten Jahres 12.000,- Euro Miete für 12 Monate im Voraus. Zum Jahresende (31.12.) sind davon 3 Monate (Oktober, November, Dezember) verbraucht und 9 Monate (Januar bis September des Folgejahres) noch nicht.

1. Buchung bei Zahlung (1.10. altes Jahr):

   | Soll | Haben | | :--------------- | :--------- | | Mietaufwendungen | Bank | | 12.000,- Euro | 12.000,- Euro |

   • (Hier wird der volle Betrag zunächst als Aufwand gebucht, um den Zahlungsfluss abzubilden.)

2. Buchung der Abgrenzung zum Jahresende (31.12. altes Jahr): (9 Monate x 1.000,- Euro = 9.000,- Euro müssen abgegrenzt werden, da sie Aufwand für das nächste Jahr sind.)

   | Soll | Haben | | :----------------------------- | :------------------- | | Aktive Rechnungsabgrenzungsposten | Mietaufwendungen | | 9.000,- Euro | 9.000,- Euro |

   Erklärung: 9.000,- Euro werden vom Mietaufwand "weggebucht" und als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz erfasst. Der Mietaufwand im alten Jahr reduziert sich auf 3.000,- Euro (12.000 € - 9.000 €), was dem tatsächlichen Verbrauch entspricht.

3. Auflösung der Abgrenzung im Folgejahr (monatlich oder zu Beginn des Jahres):

   | Soll | Haben | | :--------------- | :------------------------------ | | Mietaufwendungen | Aktive Rechnungsabgrenzungsposten | | 9.000,- Euro | 9.000,- Euro |

   • (Oder monatlich 1.000,- Euro: Mietaufwendungen an Aktive Rechnungsabgrenzungsposten 1.000,- Euro)

   Erklärung: Der aktive Rechnungsabgrenzungsposten wird über das Jahr aufgelöst und der Betrag als Mietaufwand in der neuen Periode erfasst.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) wird gebildet, wenn Sie eine Einnahme vor dem Abschlussstichtag erhalten haben, diese Einnahme aber Ertrag für eine bestimmte Zeit nach dem Stichtag darstellt. Sie haben also im alten Jahr Geld für etwas erhalten, das Sie erst im neuen Jahr leisten werden (oder in dem der Ertrag entsteht).

• Voraussetzung:
  • Einnahme (Zahlung) vor dem Bilanzstichtag.
  • Die Leistung oder der Nutzen dieser Einnahme erstreckt sich über den Stichtag hinaus in die nächste Periode.
• Übliche Anwendungsfälle:
  • Mieteinnahmen, die für das nächste Jahr im Voraus erhalten wurden.
  • Eingenommene Beiträge für fortlaufende Dienstleistungsverträge (z.B. Abonnements).

Beispiel: Sie erhalten am 01.10. des alten Jahres 1.428,- Euro (inkl. 19 % USt) für ein Jahresabonnement. Davon sind 3 Monate im alten Jahr und 9 Monate im neuen Jahr zugehörig.

1. Buchung bei Einnahme (1.10. altes Jahr):

   | Soll | Haben | | :----- | :--------------------------- | | Bank | Umsatzerlöse | | 1.428,- | 300,- Euro | | | Passive Rechnungsabgrenzungsposten | | | 900,- Euro | | | Umsatzsteuer | | | 228,- Euro |

   Erklärung: Die Bank nimmt um den Gesamtbetrag zu. Die Umsatzerlöse werden nur für die bereits geleisteten Monate gebucht (3 Monate x 100 Euro = 300 Euro). Die 900 Euro für die kommenden 9 Monate werden als passiver Rechnungsabgrenzungsposten (Verbindlichkeit) erfasst. Die Umsatzsteuer wird auf den gesamten Bruttobetrag fällig.

2. Auflösung der Abgrenzung im Folgejahr (monatlich oder zu Beginn des Jahres):

   | Soll | Haben | | :----------------------------- | :--------------------------- | | Passive Rechnungsabgrenzungsposten | Umsatzerlöse | | 900,- Euro | 900,- Euro |

   • (Oder monatlich 100,- Euro: Passive Rechnungsabgrenzungsposten an Umsatzerlöse 100,- Euro)

   Erklärung: Der passive Rechnungsabgrenzungsposten wird über das Jahr aufgelöst, und der Betrag als Umsatzerlös in der neuen Periode erfasst.

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Transitorische Rechnungsabgrenzung

Aktive Rechnungsabgrenzung

Die aktive Rechnungsabgrenzung bezieht sich auf Einnahmen, die bereits erfasst wurden, aber die Dienstleistung oder das Produkt noch nicht vollständig erbracht wurde. In diesem Fall wird der Betrag in der Buchhaltung als "Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten" erfasst, da er noch nicht als Umsatz verbucht werden kann. Ein Beispiel hierfür ist die Vorabzahlung für eine Jahresmitgliedschaft in einem Fitnessstudio. Der volle Betrag wird sofort verbucht, aber die Mitgliedschaft erstreckt sich über ein Jahr. Daher wird der Betrag, der noch nicht erbracht wurde, als Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten erfasst.

• aRAP nach § 252 I Nr. 5 i.V.m. § 250 HGB
• Voraussetzung aRAP
  • Ausgabe vor Abschlussstichtag
  • Aufwand für eine bestimmte Zeit danach
• Übliche Anwendungsfälle
  • Mietvorauszahlungen
  • Versicherungsprämien
  • Kfz-Steuern

Beispiel: Abgrenzung von Mietzahlungen (12 Monate im Voraus am 1.10.):

Mietaufwendungen	3.000,-	an	Bank	12.000,-
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten	9.000,-

Auflösung der Abgrenzung im Folgejahr:

Mietaufwendungen

9.000,-

an

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten

9.000,-

Hinweis: Auflösung im Folgejahr besser monatlich (9 x 1.000,- Euro) um auch unterjährig periodengerechten Gewinn in der Buchhaltung auszuweisen

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Transitorische Rechnungsabgrenzung

Passive Rechnungsabgrenzung

Die passive Rechnungsabgrenzung bezieht sich auf Ausgaben, die bereits getätigt wurden, aber deren Nutzen noch nicht vollständig erfasst wurde. In diesem Fall wird der Betrag in der Buchhaltung als "Passiver Rechnungsabgrenzungsposten" erfasst. Ein Beispiel hierfür sind bezahlte Versicherungsprämien, die für das gesamte Jahr im Voraus gezahlt werden. Da der Nutzen der Versicherung sich über das ganze Jahr erstreckt, wird der Betrag für die noch nicht abgelaufene Zeit als Passiver Rechnungsabgrenzungsposten erfasst.

• pRAP nach § 252 I Nr. 5 i.V.m. § 250 HGB
• Voraussetzung pRAP
  • Einnahme vor Abschlussstichtag
  • Ertrag für eine bestimmte Zeit danach
• Übliche Anwendungsfälle
  • Mieteinnahmen
  • Eingenommene Beiträge für fortlaufende Dienstleistungsverträge (z.B. Abonnements)

Einnahme Abonnement (12 Monate im Voraus am 1.10.) und Abgrenzung:

Bank	1.428,-	an	Umsatzerlöse	300,-
			Passive Rechnungsabgrenzungsposten	900,-
			Umsatzsteuer	228,-

Auflösung der Abgrenzung im Folgejahr:

Passive Rechnungsabgrenzungsposten

900,-

an

Umsatzerlöse

900,-

Hinweis: Auflösung im Folgejahr besser monatlich (9 x 100,- Euro) um auch unterjährig periodengerechten Gewinn in der Buchhaltung auszuweisen

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Antizipative Abgrenzung: Sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten

Antizipative Abgrenzungen werden nicht als Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) gebucht, sondern als sonstige Forderungen oder sonstige Verbindlichkeiten. Hier ist es umgekehrt zur transitorischen Abgrenzung:

• Der Aufwand oder Ertrag entsteht bereits im alten Jahr,
• aber die dazugehörige Ausgabe oder Einnahme erfolgt erst im neuen Jahr .

Anwendungsfälle:

• Sonstige Verbindlichkeit: Z.B. Stromkosten für Dezember, die erst im Januar bezahlt werden. Der Aufwand gehört noch ins alte Jahr, die Zahlung ist im neuen.
• Sonstige Forderung: Z.B. Zinsansprüche aus einem Darlehen, die sich bis zum Jahresende angesammelt haben, aber erst im neuen Jahr ausgezahlt werden. Der Ertrag gehört noch ins alte Jahr, die Einnahme ist im neuen.

• Antizipative Abgrenzung darf nicht als RAP gebucht werden!
  • Ausgabe bzw. Einnahme nach Abschlussstichtag
  • Aufwand bzw. Ertrag (auch teilweise) für Zeit vor Abschlussstichtag
• Anwendungsfälle
  • Nachträgliche Zahlung von 6 Monaten Hausmeisterservice im April
  • Mieteinnahme im März für 3 Monate von Dezember bis Februar
• Buchung: Sonstige Verbindlichkeit oder sonstige Forderung

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Steuerrechtliche Betrachtung (§ 5 Abs. 5 EStG)

Im Steuerrecht (§ 5 Abs. 5 Satz 1 EStG) ist die Rechnungsabgrenzung grundsätzlich auf transitorische Posten beschränkt. Das bedeutet, nur Ausgaben und Einnahmen, die vor dem Abschlussstichtag erfolgt sind, aber Aufwand oder Ertrag für eine Zeit nach diesem Tag darstellen, dürfen als Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen werden.

Antizipative Posten (Ausgaben oder Einnahmen nach dem Abschlussstichtag, die Aufwand oder Ertrag für eine Zeit vor diesem Tag darstellen) dürfen steuerrechtlich nur in Ausnahmefällen als Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen werden. In der Regel werden sie als sonstige Forderungen oder sonstige Verbindlichkeiten gebucht.

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7. Zusammenfassung: Das Wichtigste auf einen Blick

• Zahlungszeitpunkt und Erfolgswirksamkeit können auseinanderfallen. Dies erfordert Abgrenzungen am Jahresende.
• Zahlung vor Erfolgswirksamkeit: Dies führt zu aktiven bzw. passiven Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) in der Bilanz.
• Erfolgswirksamkeit vor Zahlung: Dies führt zu sonstigen Forderungen bzw. sonstigen Verbindlichkeiten in der Bilanz.

Die korrekte Abgrenzung ist entscheidend, um den tatsächlichen Geschäftserfolg einer Periode genau abzubilden und eine "periodengerechte" Gewinnermittlung zu gewährleisten. Bei der Komplexität von Abgrenzungen ist es ratsam, im Zweifel einen Steuerberater zu konsultieren.

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