Buchhaltung: So führt man ein Kassenbuch richtig.

Buchhaltung lernen: Kasse

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Inhalt:

Anleitung: Wie Sie die Kasse richtig führen

Nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) muss eine Kasse wie folgt geführt werden:

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden. Ausnahmen: nur geringfügige Kassengeschäfte.
Buchungsunterlagen wie z. B. Registrierkassenstreifen, Zwischenaufzeichnungen, Belegen müssen die Bargeschäfte dokumentieren.
Der sollmäßige Kassenbestand muss täglich anhand von Kassenzählung überprüft werden.
Kassensturzfähigkeit: Der Ist Kassenbestand muss mit dem Soll-Bestand übereinstimmen.
Grundsatz der Einzelaufzeichnung: Jedes Bargeschäft ist als einzelner Geschäftsvorfall aufzuzeichnen. Ausnahmen von der Einzelaufzeichnung: Werden in Einzelhandelsbetrieben Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen. Das gilt insbesondere für den Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren und Gaststätten.
Erkennbarkeit von Veränderungen: Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die Veränderungen müssen nachvollziehbar sein. Werden Eintragungen geändert, muss der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben. Bei einer EDV-Buchführung müssen Sicherungen oder Sperren eingebaut sein, die nicht erkennbare Änderungen oder Löschungen verhindern. Über die Änderungen müssen Protokolle gefertigt werden mit Angabe des Datums der Änderungen.
Die Pflicht ein Kassenbuch zu führen gilt auch bei einer Einnahmen-Überschussrechnung, auch wenn es keine Bestandskonto Kasse gibt.
Sind Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt die Höhe der Bareinnahmen schätzen.

Siehe auch Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Wie Sie die Kasse richtig buchen

Grundregeln zur Kassenbuchführung:

Kassenkonto = aktives Bestandskonto
Anfangsbestand wird im Soll gebucht, Beispiel: Kasse an Eröffnungsbilanzkonto
Zugänge werden im Soll gebucht, Beispiel: Kasse an Umsatz
Abgänge werden im Haben gebucht, Beispiel: Sonstiger Aufwand an Kasse
Das Kassenkonto kann nie negative sein, da es keine negativen Bareldbestände gibt.
Kasse wird nicht direkt gegen Bank gebucht, da ansonsten eine Buchung in beiden Buchungskreisen erfolgen könnte (Doppelbuchung). Stattdessen wird über ein Verrechnungskonto Geldtransit gebucht. Beispiel: Kasse an Geldtransit und im Buchungskreis Bank entsprechend Geldtransit an Bank, so dass das Geldtransit Konto ausgeglichen wird.

Kassenbuchführung mit MS-Buchhalter per Video einfach erklärt:

Download: Kostenlose Kassenbuch Vorlage in Excel:

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Von einer "offenen Ladenkasse" spricht man, wenn die Kasseneinnahmen nicht durch eine Registrierkasse nicht einzeln aufgezeichnet werden, sondern durch Zählung und Kassenbericht retrograd ermittelt wird. Ein Zählprotokoll über das Bargeld ist zu empfehlen und dient als Nachweis über die Richtigkeit des gezählten Kassenbestandes.

So funktioniert eine offene Ladenkasse: Die Bareinnahmen werden in die Kasse eingelegt. Das Wechselgeld wird aus der Kasse herausgenommen. Nach Geschäftsschluss wird der Kasseninhalt gezählt. Die Bareinnahmen sind die Summe aus Schlussbestand und Barausgaben abzüglich eines evtl. Anfangsbestandes (Wechselgeld).

So erstellen Sie einen Kassenbericht bei einer offenen Ladenkasse:

Ermitteln Sie den Kassenbestand bei Geschäftsschluss durch zählen (Istbestand). Tragen Sie die Summe wird in den Kassenbericht eingetragen.
Anfangsbestand der Kasse (z.B. Endbestand des Vortags) vom Kassenbestand abzuziehen.
Betriebsausgaben und andere Auszahlungen (an Bank, Privatentnahmen, etc.) müssen per Beleg nachgewiesen sein (ggf. Eigenbeleg) und werden hinzugerechnet.
Privateinlagen und andere Einzahlungen (von Bank) sind zu mindern.
Der Saldo sind die Betriebseinnahmen.

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2. Kassenbücher mit Computerprogrammen, Excel Vorlagen etc.

Kassenbücher die durch Computerprogramme erstellt werden müssen die gesetzlichen Vorschriften der Kassenbuchführung erfüllen (Änderbarkeit, Kassenbericht, etc.).

3. Elektronische Registrierkassen

Oftmals werden elektronische Registrierkassen (EDV-Registrierkassen) eingesetzt und erfassen die einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. Diese werden nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gespeichert. Die Berichte werden als Belege ausgedruckt.

4. PC-Kassen

PC-Kassen unterscheiden sich von elektronischen Registrierkassen insbesondere in der Speicherfähigkeit und Programmierbarkeit.

Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung von OFD Karlsruhe

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Aufbewahrung Kassenbuchaufzeichnungen

Kassenbuchaufzeichnungen, wie Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege müssen Sie als Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) i. d. R. 10 Jahre aufbewahren. Digitale Aufzeichnungen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Tipps zur richtigen Kassenbuchführung vom Steuerberater ...

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