Lernziele

Nach dieser Einheit können Sie:

• die rechtlichen Grundlagen der Kassenbuchführung erklären,
• Ordnungsmäßigkeitskriterien sicher anwenden,
• Buchungssätze für Kassenvorgänge erstellen,
• die Kasse in Bilanz und Bewertung korrekt einordnen,
• typische Fehler erkennen und vermeiden.

1. Grundlagen und Rechtspflichten

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Das Kassenbuch erfasst sämtliche Bargeschäfte (Bar-Einnahmen und Bar-Ausgaben) eines Unternehmens. Zur Führung verpflichtet sind insbesondere:

• Buchführungspflichtige Unternehmen (z. B. Bilanzierer nach HGB/Steuerrecht),
• freiwillig buchführende Unternehmen,
• Unternehmen mit intensiven Bargeschäften (hohe praktische Relevanz in Außenprüfungen/Kassen-Nachschauen).

Rechtliche Grundlagen (Überblick)

• Abgabenordnung (AO): Ordnungsvorschriften und Aufzeichnungspflichten (u. a. § 140 AO, § 146 AO, § 146a AO, § 147 AO).
• Handelsrecht (HGB): Buchführungspflichten (§§ 238, 239 HGB).
• GoBD: Grundsätze für Ordnungsmäßigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfahrensdokumentation und Datenzugriff.

2. Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

2.1 Zentrale Anforderungen

Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung sind die tragenden Säulen ordnungsgemäßer Kassenführung.

1. Vollständigkeit: Alle Barvorgänge werden erfasst (keine „Neben-Kassen“, keine Lücken).
2. Richtigkeit: Beträge und Geschäftsvorfälle sind sachlich korrekt.
3. Zeitgerechtigkeit: Barumsätze werden zeitnah erfasst (in der Praxis: täglich; bei offener Ladenkasse täglicher Kassenbericht).
4. Ordnung/Nachvollziehbarkeit: Systematische, prüfbare Dokumentation mit klaren Belegketten.

2.2 Einzelaufzeichnungspflicht

Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen, insbesondere mit:

• Datum (Belegdatum / Geschäftstag),
• Betrag,
• Geschäftsinhalt,
• Vertragspartner (soweit möglich/erforderlich),
• Belegnummer und Verknüpfung zum Beleg.

2.3 Belegprinzip

2.4 Kassensturzfähigkeit

Soll-Bestand (Aufzeichnungen) = Ist-Bestand (gezähltes Bargeld) – jederzeit überprüfbar.

Kassenanfangsbestand
+ Einnahmen
- Ausgaben
= Kassenendbestand  (nie negativ!)

Ein negativer Kassenbestand ist tatsächlich ausgeschlossen und gilt in der Praxis als starkes Mangelindiz.

3. Besondere Kassenformen

3.1 Offene Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse ist eine einfache Bargeldkasse ohne elektronische Aufzeichnung (z. B. Geldkassette). Ordnungsmäßigkeit wird typischerweise über den täglichen Kassenbericht erreicht.

Retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen:

Kassenendbestand (gezählt)
+ Entnahmen
+ Barausgaben
- Einlagen
- Kassenanfangsbestand
= Tageseinnahmen

3.2 Elektronische Kassen / elektronische Aufzeichnungssysteme

4. Buchungssätze zur Kasse

Soll an Haben

4.1 Typische Geschäftsvorfälle (Beispiele)

Beispiel 1: Barverkauf von Waren

Sachverhalt: Verkauf von Waren für 1.190 € brutto (19% USt)

• Nettobetrag: 1.190 € / 1,19 = 1.000 €
• Umsatzsteuer: 1.000 € × 19% = 190 €

Kasse                    1.190 €
    an Umsatzerlöse              1.000 €
    an Umsatzsteuer                190 €

Beispiel 2: Bareinkauf von Büromaterial

Sachverhalt: Kauf von Büromaterial für 59,50 € brutto (19% USt)

• Nettobetrag: 59,50 € / 1,19 = 50,00 €
• Vorsteuer: 50,00 € × 19% = 9,50 €

Büromaterial               50,00 €
Vorsteuer                   9,50 €
    an Kasse                        59,50 €

Beispiel 3: Geldtransfer Bank → Kasse

Sachverhalt: Abhebung von 500 € vom Bankkonto in die Kasse

Kasse                      500 €
    an Bank                         500 €

Beispiel 4: Geldtransfer Kasse → Bank

Sachverhalt: Einzahlung von 800 € von der Kasse auf das Bankkonto

Bank                       800 €
    an Kasse                        800 €

Beispiel 5: Privateinlage in bar

Sachverhalt: Unternehmer legt 200 € privat in die Kasse ein

Kasse                      200 €
    an Privatkonto                  200 €

Beispiel 6: Privatentnahme in bar

Sachverhalt: Unternehmer entnimmt 150 € bar privat

Privatkonto                150 €
    an Kasse                        150 €

Beispiel 7: Pfandgelder (durchlaufender Posten)

a) Pfand erhalten (bar): 40 €

Kasse                       40 €
    an Verbindlichkeiten
       aus Pfandgeldern             40 €

b) Pfand zurückgezahlt (bar): 25 €

Verbindlichkeiten
aus Pfandgeldern            25 €
    an Kasse                        25 €

5. Bilanzierung der Kasse

5.1 Ansatz in der Bilanz

Die Kasse ist ein Vermögensgegenstand und wird als Umlaufvermögen auf der Aktivseite ausgewiesen.

AKTIVA                          | PASSIVA
A. Umlaufvermögen               |
   ...                          |
   Kassenbestand      XXX €     |  ← Kasse
   Bank              XXX €      |

5.2 Bewertung

Nennwertprinzip: Bargeld wird stets mit seinem Nennwert bewertet (keine Abschreibung auf Bargeld).

Beispiel: Kassenbestand 31.12.: 2.347,50 € → Bilanzansatz: 2.347,50 €

5.3 Kassenbezogene Posten (Pfand)

• Pfandverbindlichkeiten: Ansatz zum Rückzahlungsbetrag (Nennwert), i. d. R. kurzfristige Verbindlichkeiten.
• Pfandforderungen: Ansatz zum Nennwert; ggf. Wertberichtigung bei Ausfallrisiko.

6. Aufbewahrung & Dokumentation (Praxis)

6.1 Aufbewahrungspflichten (typische Fristen)

6.2 Verfahrensdokumentation (Kasse)

Für eine belastbare Kassenorganisation sollten mindestens dokumentiert sein:

• Kassenart (offene Ladenkasse / E-Kasse) und Verantwortlichkeiten,
• Ablauf der täglichen Kassenführung (Zählung, Bericht, Belegablage),
• Belegfluss/Nummernsystem,
• Regeln für Stornos, Trinkgelder, Rabatte, Gutscheine, Pfand,
• bei E-Kassen: TSE, Export/Schnittstellen, Datenaufbewahrung, Benutzerrechte.

7. Typische Fehler und Konsequenzen

7.1 Häufige Kassenmängel

7.2 Rechtsfolgen (Überblick)

8. Praktische Übungen

Übung 1: Einfaches Tageskassenbuch

Datum: 15.01.2026 | Anfangsbestand: 450 €

Geschäftsvorfälle:

1. Barverkauf von Waren für 1.190 € brutto (19% USt)
2. Bareinkauf von Büromaterial für 59,50 € brutto (19% USt)
3. Bankabhebung 500 € in die Kasse
4. Privatentnahme 200 €

Aufgaben:

1. Erstellen Sie alle Buchungssätze.
2. Führen Sie ein Kassenblatt (Anfang, Bewegungen, Endbestand).
3. Prüfen Sie die Kassensturzfähigkeit (Soll = Ist).

Übung 2: Offene Ladenkasse mit Kassenbericht

• Kassenanfangsbestand: 300 €
• Privatentnahmen (bar): 150 €
• Barausgaben laut Belegen: 220 €
• Privateinlagen (bar): 100 €
• Gezählter Kassenendbestand: 530 €

Aufgaben:

1. Ermitteln Sie die Tageseinnahmen retrograd.
2. Erstellen Sie einen ordnungsgemäßen Kassenbericht.
3. Erklären Sie, warum Rundungen unzulässig sind.

Kassenendbestand (gezählt):         ________ €
+ Entnahmen:                        ________ €
+ Barausgaben (Belege):             ________ €
- Einlagen:                         ________ €
- Kassenanfangsbestand:             ________ €
= Tageseinnahmen:                   ________ €

Übung 3: Pfandgelder in Kasse und Bilanz

• Pfandgelder erhalten (bar): 400 €
• Pfandgelder zurückgezahlt (bar): 250 €
• Stand Pfandverbindlichkeiten zu Jahresbeginn: 1.200 €

Aufgaben:

1. Buchen Sie beide Vorgänge (vollständige Buchungssätze).
2. Berechnen Sie den neuen Stand der Pfandverbindlichkeiten.
3. Zeigen Sie den Bilanzausweis.

Übung 4: Fehleranalyse und Korrektur

Festgestellte Mängel (Betriebsprüfung):

1. An 12 Tagen negative Kassenbestände (zwischen -50 € und -180 €)
2. Fehlende Belege für Barausgaben im Gesamtwert von 3.400 €
3. Nachträgliche Korrekturen der Tageseinnahmen ohne Dokumentation
4. Elektronische Kasse ohne TSE seit März 2023 im Einsatz
5. Kasseneinnahmen teilweise erst nach 3–5 Tagen gebucht

Aufgaben:

1. Ordnen Sie jeden Mangel dem verletzten Grundsatz zu.
2. Bewerten Sie die Schwere jedes Mangels.
3. Welche Rechtsfolgen drohen (Schätzung etc.)?
4. Welche Korrekturmaßnahmen empfehlen Sie?

9. Zusammenfassung: Die 10 goldenen Regeln

1. Täglich führen – Barvorgänge gehören in die Tageskasse.
2. Einzeln erfassen – jeder Geschäftsvorfall separat.
3. Belege sichern – keine Buchung ohne Beleg.
4. Nie negativ – Kassenbestand darf niemals unter null fallen.
5. Kassensturz – Soll- und Ist-Bestand müssen zusammenpassen.
6. TSE/Technik korrekt – E-Kassen müssen die Anforderungen erfüllen.
7. Privat trennen – Entnahmen/Einlagen sauber buchen.
8. Nichts „still“ ändern – Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren.
9. Nennwert bilanzieren – Bargeld immer zum Nennwert.
10. Vollständigkeit sichern – keine Lücken, klare Belegketten.

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10. Weiterführende Hinweise

Wichtige Normen/Leitplanken (Auswahl):

• AO: § 140, § 146, § 146a, § 147, § 162, § 379
• HGB: §§ 238, 239
• GoBD (BMF): Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung/Aufbewahrung und zum Datenzugriff