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Lektion 8 · Konto #4100
Lohn- und Gehaltsbuchungen
Am Ende dieser Lerneinheit können Sie
- den Unterschied zwischen Löhnen (Arbeiter) und Gehältern (Angestellte) verstehen
- nachvollziehen, dass Personalkosten ein wesentlicher Kostenverursacher sind
- wissen, dass Steuern und Sozialversicherungsbeiträge vom Bruttogehalt einbehalten und abgeführt werden müssen
- erkennen, dass Sachleistungen als geldwerter Vorteil zu versteuern sind
▸ Video
▸ Löhne und Gehälter: die Basis
▸ Lohnnebenkosten und Lohnabzüge
▸ Vorschüsse und Sachbezüge
▸ Zusammenfassung
A
Löhne und Gehälter: die Basis der Entlohnung
Die Begriffe Lohn und Gehalt unterscheiden sich traditionell: Arbeiter erhalten in der Regel Lohn, oft nach Stunden oder Leistung berechnet. Angestellte erhalten ein Gehalt, meist monatlich in gleichbleibender Höhe.
Neben dem Grundlohn oder -gehalt können weitere Vergütungsbestandteile hinzukommen:
- Urlaubsgeld
- Fahrgeldzuschüsse
- Sachleistungen (z. B. Firmenwagen zur Privatnutzung)
- Vermögenswirksame Leistungen
- Erfolgsbeteiligungen oder Boni
B
Lohnnebenkosten und Lohnabzüge
Vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers werden abgezogen: Lohnsteuer (abhängig von Steuerklasse und Bruttogehalt), Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer sowie der Arbeitnehmeranteil an den Sozialabgaben (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung). Das Ergebnis ist das Nettogehalt.
Zusätzliche Kosten für den Arbeitgeber
Die Gesamtkosten bestehen aus dem Bruttogehalt, den Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung, Umlagen (U1: Lohnfortzahlung, U2: Mutterschaftsgeld), der Insolvenzgeldumlage sowie Beiträgen zur Berufsgenossenschaft. Der Arbeitgeber führt Lohnsteuer sowie Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge an Finanzamt und Sozialversicherungsträger ab.
Beispielrechnung · Bruttogehalt 2.000 €
./. Lohnsteuer 450 € — ./. Sozialabgaben (AN-Anteil) 400 € — = Nettogehalt 1.150 €. Arbeitgeberanteil Sozialabgaben zusätzlich 400 €.
1. Buchung der Personalaufwendungen (Monatsende)
Aufwendungen für Löhne und Gehälter 2.000 € an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1.150 € + Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer 450 € + Verbindlichkeiten soz. Sicherheit 400 €
Aufwendungen für soziale Abgaben 400 € an Verbindlichkeiten soz. Sicherheit 400 €
Aufwendungen für soziale Abgaben 400 € an Verbindlichkeiten soz. Sicherheit 400 €
2. Buchung der Auszahlungen
Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1.150 € an Bank 1.150 €
Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer 450 € an Bank 450 €
Verbindlichkeiten soz. Sicherheit 800 € an Bank 800 € (400 € AN-Anteil + 400 € AG-Anteil)
Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer 450 € an Bank 450 €
Verbindlichkeiten soz. Sicherheit 800 € an Bank 800 € (400 € AN-Anteil + 400 € AG-Anteil)
PraxishinweisOft wird ein Verrechnungskonto zwischengeschaltet, um Lohnberechnung und Auszahlung abzugleichen — bei korrekter Durchführung sollte dessen Saldo immer null sein.
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C
Vorschüsse und Sachbezüge
Ein Vorschuss ist eine Zahlung für einen späteren Leistungszeitraum — als Gehaltsvorschuss (Teil des künftigen Gehalts) oder Kostenvorschuss (z. B. für Reisekosten).
Beispiel · Reisekostenvorschuss 500 €
Bei Auszahlung: Forderung an Mitarbeiter 500 € an Bank 500 € — der Vorschuss ist zunächst eine Forderung, da noch keine Leistung erbracht wurde.
Zum Leistungszeitpunkt: Aufwendungen für Reisekosten 500 € an Forderung an Mitarbeiter 500 € — die Forderung wird aufgelöst.
Zum Leistungszeitpunkt: Aufwendungen für Reisekosten 500 € an Forderung an Mitarbeiter 500 € — die Forderung wird aufgelöst.
Sachbezüge (geldwerter Vorteil)
Ein geldwerter Vorteil liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer eine Sachleistung als Teil seiner Entlohnung erhält — z. B. ein Firmenwagen zur Privatnutzung oder Mahlzeitengestellung. Diese sind grundsätzlich zu versteuern und sozialversicherungspflichtig, als wären sie Barlohn.
BuchungDer geldwerte Vorteil wird dem Bruttoarbeitsentgelt hinzugerechnet, um Steuern und Abgaben korrekt zu berechnen, und anschließend als Nettoabzug wieder vom Auszahlungsbetrag abgezogen — da der Sachbezug bereits gewährt wurde und nicht nochmals ausgezahlt werden darf.
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Σ
Zusammenfassung
Das Wichtigste in Kürze
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- Arbeiter erhalten Löhne, Angestellte Gehälter
- Personalkosten gehen über das reine Bruttogehalt hinaus (Lohnnebenkosten)
- Steuern und Sozialversicherungsbeiträge müssen einbehalten und mit Arbeitgeberanteilen abgeführt werden
- Geldwerte Vorteile (Sachleistungen) sind zu versteuern und korrekt in der Abrechnung zu berücksichtigen
- Vorschüsse sind zunächst Forderungen an den Mitarbeiter und werden erst bei Leistungserbringung zu Aufwand