Kassenbuch richtig führen

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Das Kassenbuch erfasst sämtliche Bargeschäfte (Bar-Einnahmen und Bar-Ausgaben). Zur Führung verpflichtet sind insbesondere buchführungspflichtige Unternehmen (Bilanzierer nach HGB/Steuerrecht), freiwillig buchführende Unternehmen sowie Unternehmen mit intensiven Bargeschäften.

Rechtliche Grundlagen im Überblick

• Abgabenordnung (AO): Ordnungsvorschriften und Aufzeichnungspflichten (§§ 140, 146, 146a, 147 AO)
• Handelsrecht (HGB): Buchführungspflichten (§§ 238, 239 HGB)
• GoBD: Grundsätze für Ordnungsmäßigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfahrensdokumentation und Datenzugriff

Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung sind die tragenden Säulen ordnungsgemäßer Kassenführung:

• Vollständigkeit: Alle Barvorgänge werden erfasst — keine Neben-Kassen, keine Lücken
• Richtigkeit: Beträge und Geschäftsvorfälle sind sachlich korrekt
• Zeitgerechtigkeit: Barumsätze werden zeitnah erfasst (in der Praxis: täglich)
• Ordnung/Nachvollziehbarkeit: systematische, prüfbare Dokumentation mit klaren Belegketten

Einzelaufzeichnungspflicht

Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen: Datum, Betrag, Geschäftsinhalt, Vertragspartner (soweit möglich), Belegnummer und Verknüpfung zum Beleg.

Kassensturzfähigkeit

Offene Ladenkasse

Eine einfache Bargeldkasse ohne elektronische Aufzeichnung (z. B. Geldkassette). Ordnungsmäßigkeit wird über den täglichen Kassenbericht erreicht: tägliches Zählen des gesamten Bargeldbestands, keine Rundungen/Schätzungen, vollständige Belegsammlung.

Elektronische Kassen (TSE)

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen — die TSE ist grundsätzlich seit 01.01.2020 relevant; für bestimmte nicht aufrüstbare Altgeräte gab es Übergangsregelungen bis 31.12.2022. Seit 01.01.2023 ist der Betrieb ohne TSE nicht mehr zulässig.

Die Kasse steht im Soll bei Einnahmen und im Haben bei Ausgaben.

Die Kasse ist ein Vermögensgegenstand und wird als Umlaufvermögen auf der Aktivseite ausgewiesen.

Pfandverbindlichkeiten werden zum Rückzahlungsbetrag (Nennwert) angesetzt, i. d. R. als kurzfristige Verbindlichkeiten. Pfandforderungen ebenfalls zum Nennwert, ggf. mit Wertberichtigung bei Ausfallrisiko.

Aufbewahrung (Praxis-Orientierung)

• 8 Jahre: Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen) — seit 01.01.2025 verkürzt
• 10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare
• 6 Jahre: sonstige steuerlich relevante Unterlagen, je nach Einordnung

Excel-Vorlagen zum Download

Kostenlose Excel-Vorlage Kassenbuch (SKR03) herunterladen →
Kostenlose Excel-Vorlage Kassenbericht (SKR03) herunterladen →